C’est une question que plus d’un RH se pose lorsque son bureau déborde de papier et que les boites à archives ne suffisent plus.

Récapitulons donc, le type de documents dont la durée de conservation est encadrée par la loi, et ceux susceptibles d’être contrôlés par l’administration.

La durée de conservation encadrée par la loi

Type de document

Durée de conservation

Article de loi

Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, solde de tout compte, retraite

5 ans

L. 2224 Code Civil

Bulletins de paie, justificatif des frais remboursés, primes et indemnités versées

5 ans

L. 3243-4 Code du travail et 6 ans pour l’administration fiscale

Le registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

R.1221-26 Code du Travail

Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans

L. 244-3 Code Sécurité Sociale et L.169 A livre des procédures fiscales

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

1 an

D.3171-16 Code du Travail

Comptabilisation des jours de travail des salariés en convention de forfait

3 ans

D.3171-16 Code du Travail

Observations ou mise en demeure de l’inspection du travail, vérification et contrôle du CHSCT, déclarations d’AT

5 ans

D.4711-3  Code du Travail

Les autres durées de conservation

Type de Documents

Durée de conservation

Contrat de travail

5 ans après la fin du contrat de travail

Transaction

5 ans

DADS et tableau récapitulatif annexé

6 ans

Bilan social

3 ans

Bordereau récapitulatif des cotisations de sécurité sociale

3 ans

Feuilles de pointage

3 ans

Fiche individuelle de répartition de l’intéressement et de la participation

30 ans (D.3313-11 Code du Travail

DUER

Illimitée

Documents établis au moment de la résiliation, de l’expiration ou de la rupture du contrat de travail

Illimitée

Fiches médicales établies par le Médecin du Travail

Illimitée

Règlement intérieur

Illimitée (au moins 5 ans)

Reçu pour solde de tout compte

Illimitée

Maryse Cadei-Greichgauer

Nous proposons aux services Ressources Humaines, une équipe dédiée qui vient :

  • Trier vos documents et ne conserver que les nécessaires (en fonction de vos souhaits)

  • Scanner les informations

  • Archiver les données dans une architecture définie par vos soins

Nos spécialistes sont formés aux ressources humaines et connaissent l’importance de bien classifier vos dossiers du personnel, dossiers de formation, habilitations, pièces RH et/ou documents juridiques. Ils se déplacent sur votre site et s’adaptent à vos pratiques.

Vous voulez en savoir plus, envoyez un mail à commercial@alithia.fr ou appelez-nous au 01.69.95.34.77 pour fixer une date de rendez-vous.